Lesergruppen
you@web ermöglicht eine klare Zuweisung von Lesergruppen zu einzelnen Dokumenten. Personen, die nicht zur definierten Gruppe gehören, sehen diese Dokumente weder in der Navigation oder Sitemap noch in Suchergebnissen.

Themenprofile
Über ein Profil legt der Nutzer fest, welche Themen ihn besonders interessieren. Gibt es in den entsprechenden Bereichen neue Inhalte, erhält er eine E-Mail-Nachricht. Zudem generiert der Content Manager eine interne Sicht aller relevanten Dokumente, die auch in einem Portal-Fenster erscheinen kann.

Pflichtleser-Prozesse
Arbeitsanweisungen oder Preistabellen sind Dokumente, bei denen es nicht ausreicht, dass ein Nutzer sie zufällig findet. Eine Definition von Pflichtlesern sorgt für eine automatische E-Mail-Nachricht bei Veröffentlichung oder Änderung. Gleichzeitig entsteht eine spezielle Ansicht der Pflichtleser-Dokumente zur Integration in ein Portal.

Ein Customizing dieser Prozesse kann zudem eine aktive Kenntnisnahme erzwingen und bei Nichtbeachtung automatische Erinnerungen oder Eskalationen anstoßen, etwa um Mitzeichnungsprozesse zu ersetzen oder zu optimieren.

Sichtbarkeit
Gültigkeitszeiträume steuern die "Haltbarkeit" von Dokumenten und sorgen etwa bei Veranstaltungshinweisen dafür, dass veraltete Inhalte automatisch verschwinden.

Zudem lassen sich ansonsten sichtbare Dokumente gezielt aus Bereichen wie Navigation oder Sitemap ausblenden, um die Übersichtlichkeit zu steigern.