Medien (Videos, Bilder, Audios) und weitere Informationen (Übersetzungen, Preislisten, Produktbeschreibungen) werden zunehmend für die täglichen Kommunikationsprozesse benötigt. Diese Daten müssen aus unterschiedlichen Kanälen abgefordert (SAP, WCM, Office-Anwendungen, E-Mails, E-Mail- Attachments) und bereitgestellt werden.

Die Ansprüche an Auffindbarkeit und sofortige Verfügbarkeit solcher Assets steigen. Einmal vorhandene Informationen müssen mit Hilfe von verschiedenen Layouts und Regeln für unterschiedliche Ausgabekanäle wie Printkataloge, Kunden- und Partnerprospekte, TV, WebTV, E-Shops oder Pressematerialien verfügbar gemacht werden.

Die erzeugten Medien sollen zentral und crossmedial für den Einsatz in Print, Internet oder für den internen Einsatz, zum Beispiel für Präsentationen, unmittelbar und selbstverständlich zur Verfügung stehen. Um dies zu gewährleisten, muss eine audiovisuelle Recherche sowie die Distribution der Assets durch rechtebasierten Zugriff ermöglicht werden. Weiterhin ist die Aufnahme aller Medien, ihre Kategorisierung, Katalogisierung und Indizierung durch eine Metadatenredaktion unabdingbar.

Diese komplexe Aufgabenstellung wird Tag für Tag in vielen Unternehmen von erfahrenen und teuren Mitarbeitern in kosten- und zeitintensiver Arbeit dezentral und individuell gestaltet und ganz selbstverständlich erledigt. Dabei benötigen und verwenden Sekretariate, PR- und Marketingabteilungen, Einkauf, Vertrieb, Logistik und Teile der Produktionsabteilungen die gleichen Assets für unterschiedlichste Anforderungen ihres Tagesgeschäftes.