In you@web definiert der Administrator Genehmigungsprozesse über so genannte Workflows und weist sie unterschiedlichen Content-Typen zu.

Hat ein Autor ein neues Dokument verfasst, stößt er den Freigabeprozess über die abgebildete Schaltfläche an. Automatisch erhält zum Beispiel der für die Qualitätssicherung zuständige Kollege eine E-Mail-Nachricht. Hat dieser das Dokument kontrolliert und bearbeitet, bittet das System den Chefredakteur oder Fachbereichsleiter um die abschließende Freigabe.