Im Medien-Alltag sind es die sieben großen W's (Wer, Was, Wann, Warum etc.), die man als verantwortlicher Redakteur beantworten muss, um eine Story für den Leser erst so richtig rund und verständlich machen zu können. Was als Handwerkzeug für den investigativen Journalismus ausreicht, sollte auch zur Erklärung eines Newsletter herhalten dürfen.

Also: Wie heißt es analog zur Feuerzangenbowle so schön: - Da stelle mer uns nu mal janz dumm und fragen: Wat is denn nu eijentlich en Nuuslädder?

Im Englischen steht das Wort für Mitteilungsblatt oder Verteiler-Nachricht.

Im Einzelnen: Interessante Firmen-, Produkt- oder Marktinformationen werden in regelmäßigen Zeitabständen (meist monatlich) per E-Mail oder SMS an relevante Adressaten versandt (Kunden, Lieferanten, Medien, Mitarbeiter, Kooperationspartner etc.). Die Empfänger bestätigen im Gegenzug ihr Interesse am Erhalt der Informationen.

Newsletter stehen heute ganz oben auf der Agenda von PR-Profis. Sie eignen sich hervorragend für den Einsatz im Direktmarketing. Dies vor allem auch deshalb, weil Erfolg oder Misserfolg elektronischer Messages überprüfbar ist (view tracking). Da sich potentielle Kunden beim Absender nämlich erst registrieren müssen, können die Versender leicht verfolgen, ob ihre Informationen geöffnet, gelesen oder auch weitergeleitet wurden.

Die Folge: Erstklassige Nutzerinformationen für jeden Newsletter-Betreiber
Allerdings gibt es auch Gefahren beim Versand elektronischer Nachrichten. Und die größte heißt: Spam-Gefahr! Deshalb sollten beim Newsletter-Einsatz unbedingt nachfolgende Punkte berücksichtig werden.

• Verwenden Sie in der Betreffzeile keine Großbuchstaben und keine mehrfachen Sonderzeichen, zum Beispiel Ausrufungszeichen.
• Verzichten Sie auf eine Personalisierung in der Betreffzeile, das Einfügen der E-Mail-Adresse macht die Mail für Spamfilter verdächtig.
• Achten Sie auf eine seriöse Wortwahl und verwenden Sie keine Spam-verdächtigen Wörter wie "Gewinnspiel", "kostenlos", usw.
• Wenn Sie HTML-Newsletter verschicken, dann achten Sie darauf, dass der Code einfach gehalten ist.
• Nutzen Sie kein Java-Script, keine Tabellen, keine großen Überschriften. Bevorzugen Sie nur wenige Farben, einen weißen Hintergrund, wenige Bilder und Links auf echte Domains (keine IP-Adressen).
• Vermeiden Sie Anhänge. Verwenden Sie PDFs.
• Ihre Empfänger haben ein Anrecht zu erfahren, von wem Sie die E-Mail erhalten haben. Also verstecken Sie sich nicht. Zeigen Sie Ihre Impressum-Angaben an. Hierzu gehören E-Mail, Telefon, Postanschrift und ein Link auf das Impressum der Website.

Soweit gerüstet steht einem erfolgreichen Newsletter-Einsatz eigentlich nicht mehr viel im Wege. Zumindest dann nicht, wenn auch redaktionell die Hausaufgaben gemacht wurden. Da es sich auch beim Newsletter um ein publizistisches Erzeugnis handelt, muss hier journalistisch-handwerklich sauber gearbeitet werden: Das heißt, dass der Inhalt zunächst mal die Leser-Erwartungen erfüllen muss: informativ, aktuell, kein Fachchinesisch, sondern klar verständliche Botschaften. Und die Exklusivität zählt. Langweilen Sie Ihre Kunden nicht mit dem Recyceln von Altbekanntem.

Wichtig ist auch: Binden Sie den Adressaten aktiv mit ein. Lassen Sie den Kunden entscheiden, welche Inhalte für ihn relevant sind. Dann wird auch die Rückläufer- und Klickquote entsprechend groß ausfallen.

Schließlich denken sie daran, dass wir uns im Internet mit all seinen vielfältigen Darstellungsoptionen befinden. Im Zeitalter von Breitbandanschlüssen sind mittlerweile auch Video-E-Mails möglich. Durch bewegte Bilder und Ton lassen sich die Informationen noch interessanter an Ihre Zielgruppe bringen.

Achten Sie auf ein einheitliches Marketing: Corporate Design und Corporate Identity machen auch nicht vor Newslettern halt. Aufbau, Form und Inhalt müssen sich in das bereits vorhandene Marketing-Konzept nahtlos einfügen lassen.

Schließlich sollten Newsletter auch entsprechend eigen-promoted werden. Und last but not least achten Sie auf die sogenannte Usability: Beschreiben Sie Ihrem Adressaten den Nutzen gerade Ihres Newsletters, bewerben Sie die Publikation auf Ihren Internetseiten, testen Sie den Newsletter mit den handelsüblichen Clients und versenden Sie Ihre journalistischen Kostbarkeiten niemals nachts. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Ihr Newsletter anderntags unter den vielen anderen Eingangsmails verschwindet und in den Orkus wandert. Wäre schade drum!